Planilha de controle de estoque para baixar

Uma planilha de controle de estoque registra quais peças você tem, quantas, quanto custaram e quando é hora de comprar mais. Para uma assistência técnica que ainda controla no olho ou no caderno, ela é o primeiro passo que realmente organiza a prateleira.

A planilha abaixo é gratuita, funciona no Excel, no Google Sheets e no LibreOffice, e já vem com as fórmulas prontas: o valor total se calcula sozinho e a peça que chegou no limite aparece marcada como COMPRAR.

→ Baixar a planilha de controle de estoque (Excel, grátis)

O que vem na planilha?

São três abas, pensadas para bancada e não para escritório.

Como usar — instruções curtas, o que a planilha faz e, principalmente, o que ela não faz.

Estoque — o cadastro das peças, com código, nome, aplicação, fornecedor, quantidade atual, estoque mínimo e custo unitário. Duas colunas se calculam sozinhas: valor total em estoque e situação da peça. No rodapé há um resumo com itens cadastrados, valor total imobilizado e quantas peças estão para comprar.

Movimentação — entradas e saídas, com data, tipo, quantidade e o número da ordem de serviço. É o campo da OS que liga a peça ao serviço, e é o que permite depois saber o custo real de cada conserto.

O alerta de compra usa formatação condicional: quando a quantidade atual chega ou fica abaixo do estoque mínimo, a linha fica vermelha com a palavra COMPRAR.

Quais colunas uma planilha de controle de estoque precisa ter?

Sete colunas resolvem o controle de uma assistência técnica. Mais que isso vira trabalho que ninguém mantém.

A coluna que mais gente esquece é aplicação/modelo. Sem ela, o cadastro vira uma lista de "tela" e "bateria" que não diz em qual aparelho serve — e aí a consulta na hora do atendimento não funciona.

Como manter a planilha atualizada?

O problema da planilha nunca é montar, é manter. Três hábitos sustentam:

Lance a saída na hora, não no fim do dia. Peça aplicada e não lançada é divergência garantida. Se deixar para depois, não acontece.

Anote o número da OS em toda saída. É o que transforma a planilha de um inventário em um histórico útil. Sem isso você sabe que a peça saiu, mas não em qual serviço.

Faça contagem por amostra toda semana. Não conte tudo. Escolha as cinco peças de maior giro e confira. Quinze minutos por semana mantêm o número confiável; conferência anual só mede o tamanho do erro.

Na prática, o hábito que quebra primeiro é o primeiro. É por isso que quase toda planilha de estoque começa certa e desanda em um mês.

Por que a planilha deixa de funcionar?

Ela não falha por ser ruim. Falha porque depende de disciplina humana no pior momento possível: no meio do conserto, com o cliente esperando.

Quatro limites que a planilha não vence:

A baixa é manual. Ninguém para no meio de uma troca de tela para abrir o Excel e lançar a saída.

O alerta não avisa. A célula fica vermelha, mas só quando você abre o arquivo. Se você não abrir, não sabe que a peça acabou.

Duas pessoas não mexem juntas. Balcão e bancada precisando do mesmo arquivo ao mesmo tempo gera versão duplicada.

Não calcula margem. A planilha sabe o custo, mas não sabe quanto você cobrou na OS. Sem os dois lados, não há margem.

O sinal de que passou da hora é simples: quando você deixa de confiar no número da planilha e volta a conferir na prateleira, ela parou de servir.

Como um sistema resolve o que a planilha não resolve?

A diferença central é que o registro deixa de ser uma tarefa extra e vira consequência do trabalho.

Num sistema de controle de estoque para assistência técnica, a peça é vinculada dentro da ordem de serviço — onde o técnico já está. O saldo cai na hora, sem passo separado. O aviso de saldo mínimo aparece antes de você prometer prazo ao cliente. E como a peça está amarrada à OS, o custo entra no serviço sozinho e a margem fica calculada.

O FAST DESK faz isso a partir de R$ 59,90 por mês, com 14 dias de teste grátis e sem cartão de crédito. Mas comece pela planilha: se ela resolver o seu volume, ótimo. Ela só custa o seu tempo.