Como fazer controle de estoque

Fazer controle de estoque é manter registrado o que você tem, o que entrou, o que saiu e quando comprar de novo. Em assistência técnica isso tem uma dificuldade específica: a peça sai do estoque no meio de um conserto, com o técnico de luva e o cliente esperando — que é o pior momento possível para pedir a alguém que anote qualquer coisa.

Este guia é sobre o método, não sobre a ferramenta. Funciona no caderno, na planilha ou no sistema. Se você quer a planilha pronta, ela está no artigo sobre planilha de controle de estoque.

Por onde começar o controle de estoque?

Pelas peças que giram, não por todas. É o erro que mais trava implantação: tentar cadastrar o estoque inteiro num sábado, cansar na metade e abandonar.

Separe as vinte ou trinta peças que você usa toda semana. Numa assistência de celular costumam ser telas e baterias dos três ou quatro modelos mais rodados, além de conectores de carga. Essas poucas peças representam a maior parte do movimento e é onde a falta dói.

Conte o que existe hoje e lance como saldo inicial. Não tente reconstruir o histórico nem descobrir o que aconteceu nos últimos meses. O passado fica para trás; o controle começa hoje.

As peças raras entram conforme aparecerem. Em dois meses o cadastro está completo, sem nenhum dia de loja parada.

Quais são os passos do controle de estoque?

1. Cadastre as peças de giro com nome, aplicação, fornecedor e custo.
2. Conte o físico e lance como saldo inicial.
3. Defina o estoque mínimo de cada peça — o gatilho de compra.
4. Registre toda saída vinculada ao serviço em que a peça foi usada.
5. Confira por amostra toda semana, nas peças de maior giro.
6. Revise as compras com base no consumo real, não na sensação.

O passo 4 é o que decide se o controle sobrevive. Todos os outros são feitos uma vez ou de forma espaçada; o passo 4 acontece várias vezes por dia, sempre no meio de outra coisa. Se ele depender de memória, o controle desanda em duas semanas.

Como calcular o estoque mínimo de cada peça?

O estoque mínimo é a quantidade que dispara a compra antes de faltar. A conta prática tem três partes:

Consumo médio por semana × prazo de entrega em semanas + folga de uma unidade.

Se você usa 3 telas de um modelo por semana e o fornecedor entrega em 2 semanas, o mínimo é 7. Quando o saldo chegar a 7, é hora de comprar — não quando chegar a zero.

Duas correções que valem:

Fornecedor que atrasa exige folga maior. Se o prazo prometido é 2 semanas mas na prática são 3, use 3 na conta. Prazo real, não prometido.

Peça de baixo custo pede folga generosa. Um conector de carga custa pouco e faltar dele para o serviço custa caro. Já uma tela de aparelho topo de linha imobiliza muito dinheiro — nessa vale trabalhar mais apertado.

Vale a pena aplicar a curva ABC?

Vale, e é mais simples do que o nome sugere. A curva ABC separa o estoque por peso financeiro:

Numa assistência técnica, a classe A costuma ser tela de aparelho caro; a C, parafuso, adesivo e conector. Aplicar atenção igual às duas é desperdiçar tempo na C e correr risco na A.

Não precisa de software para fazer isso. Ordene suas peças por valor total em estoque e olhe onde está concentrado o dinheiro. Costuma ser em menos itens do que parece.

Por que a contagem por amostra funciona melhor que o inventário anual?

Porque inventário anual não corrige nada — ele apenas mede o tamanho do erro depois que o erro já custou caro.

A contagem por amostra funciona assim: toda semana, escolha cinco peças de maior giro e confira o físico contra o registro. Leva quinze minutos. Se bater, o controle está saudável. Se não bater, você descobre a divergência com dias de atraso, não com um ano.

O ganho não é só de precisão. É de confiança: quando o número bate na amostra semanal, você para de conferir a prateleira antes de prometer prazo ao cliente — e é aí que o controle começa a economizar tempo em vez de consumir.

Como saber se o controle de estoque está funcionando?

Três sinais objetivos, sem precisar de relatório:

Você promete prazo sem ir olhar a prateleira. Se ainda precisa conferir fisicamente antes de responder ao cliente, o controle não está confiável.

A contagem por amostra bate. Cinco peças conferidas na sexta, cinco batendo. Divergência recorrente aponta falha no registro de saída.

Você não descobre falta na hora do serviço. Se ainda acontece de a peça acabar depois do orçamento aprovado, o estoque mínimo está baixo demais ou não está sendo respeitado.

Se os três estiverem falhando ao mesmo tempo, o problema quase sempre é o passo 4 — a baixa manual. É o ponto em que um sistema de controle de estoque resolve estruturalmente: a peça é vinculada dentro da ordem de serviço e o saldo cai sozinho, sem depender de alguém lembrar.