Planilha de cadastro de clientes

Uma planilha de cadastro de clientes guarda quem são seus clientes e como falar com eles. Numa assistência técnica ela precisa fazer mais do que isso: precisa lembrar qual aparelho passou pela sua bancada, quando, com qual peça e até quando aquele serviço está na garantia.

Sem esse histórico, a pergunta mais comum do balcão — "ainda está na garantia?" — vira decisão no chute. E o chute custa nos dois sentidos: recusar garantia legítima queima cliente, aceitar indevida queima margem.

A planilha abaixo é gratuita e calcula a garantia sozinha a partir da data do serviço.

→ Baixar a planilha de cadastro de clientes (Excel, grátis)

O que vem na planilha?

Três abas, ligadas entre si por um código de cliente.

Como usar — instruções e os limites do que a planilha resolve.

Clientes — o cadastro: código, nome, WhatsApp, documento, cidade e observações. Duas colunas se preenchem sozinhas — número de atendimentos e data do último serviço — puxando da aba de aparelhos.

Aparelhos — o histórico. Cada linha é um atendimento: número da OS, código do cliente, aparelho, marca e modelo, data, serviço realizado, peça usada e prazo de garantia em dias. A coluna Garantia até soma a data com o prazo, e a coluna Situação mostra EM GARANTIA em verde ou VENCIDA em cinza, comparando com a data de hoje.

É essa ligação entre cliente e aparelho que diferencia um cadastro de assistência técnica de uma lista de contatos.

O que registrar no cadastro de cliente?

Menos do que parece. Campo que ninguém preenche é campo que atrapalha.

O que não vale registrar de início: endereço completo, data de nascimento, e-mail secundário. São campos que ninguém preenche na correria do balcão e que só fazem o cadastro parecer incompleto.

Como controlar a garantia dos serviços?

Registrando três coisas no momento da entrega: a data, o prazo em dias e o que exatamente foi coberto.

O prazo em dias é o campo que a maioria esquece, e é o que permite o cálculo automático. Guardar "90 dias" junto com a data do serviço resolve a pergunta da garantia para sempre — a planilha soma e diz até quando vale.

O terceiro item, o que foi coberto, é o que evita discussão. Se você trocou a tela e três meses depois o aparelho para de carregar, a garantia da tela não cobre o conector. Sem registrar o serviço específico, essa conversa fica difícil.

Sobre o prazo legal: o Código de Defesa do Consumidor estabelece garantia mínima de 90 dias para serviços e produtos duráveis. Você pode oferecer mais, nunca menos.

Por que o histórico por aparelho vale mais que o cadastro?

Porque o cadastro responde "quem é o cliente" e o histórico responde "o que já aconteceu" — que é a pergunta que aparece no balcão.

Três usos concretos:

Garantia sem chute. Cliente volta, você consulta pelo código e vê data, serviço e prazo. Resposta em segundos, com base em registro.

Reincidência visível. Se o mesmo modelo volta com o mesmo defeito, ou é a peça, ou é o procedimento. Sem histórico, o padrão nunca aparece.

Segunda venda mais fácil. Saber que o cliente trocou a bateria há oito meses é contexto útil quando ele volta com outra queixa — e é a base de qualquer ação de pós-venda.

Quando a planilha de clientes deixa de servir?

Quatro sinais, e todos vêm do mesmo lugar: dependência de digitação manual.

O mesmo cliente aparece duas vezes. Cadastrado como "Maria Souza" e "maria souza", com códigos diferentes. A partir daí o histórico está partido.

Você não acha o cliente. Com algumas centenas de linhas e sem padrão de nome, a busca falha.

A garantia só avisa se você abrir o arquivo. A coluna calcula certo, mas não notifica ninguém.

Duas pessoas não usam junto. Balcão e bancada precisando do arquivo ao mesmo tempo gera versão duplicada.

Num sistema, o histórico é consequência da ordem de serviço: o cliente e o aparelho ficam ligados porque a OS já registra os dois. Não há digitação extra e não há duplicidade, porque o cadastro é único.

Mas comece pela planilha. Se ela der conta do seu volume, ótimo.