Planilha de contas a pagar e receber

Uma planilha de contas a pagar e receber registra o que você deve, o que têm a receber e — o mais importante — quando cada uma dessas coisas acontece. É a base do controle financeiro de qualquer assistência técnica, e é o que evita o aperto por coincidência de vencimento.

O erro mais comum é montar a planilha só com valores, sem data. Sem data, ela vira um resumo do passado em vez de um aviso sobre a semana que vem.

Quais colunas a planilha precisa ter?

Sete, e nenhuma a mais. Coluna que ninguém preenche atrapalha.

As duas datas separadas — vencimento e pagamento efetivo — são o que revela o padrão. Se as suas contas a receber vencem no dia 10 e entram no dia 22, isso precisa aparecer no seu planejamento.

Como registrar serviço parcelado?

Uma linha por parcela, não uma linha por serviço.

É o ponto onde a maioria das planilhas falha. Um conserto de R$ 400 em duas vezes vira duas linhas de R$ 200, cada uma com a data do próprio vencimento. Registrado como uma linha só de R$ 400, o dinheiro aparece todo no mês da entrega — e a projeção fica errada.

Vale o mesmo para compra de peça parcelada com o fornecedor: uma linha por parcela.

O trabalho extra é de segundos, e é o que faz a planilha responder corretamente à pergunta "quanto tenho para receber esta semana?".

Como usar categorias sem complicar?

Com quatro, no máximo cinco. Categoria demais faz ninguém classificar.

Peça — tudo que vira material aplicado no serviço.

Estrutura — aluguel, energia, internet, água, sistema, contador.

Pessoas — salários, encargos, pró-labore.

Impostos — tributos e taxas.

Serviço — do lado de receber, o que vem de conserto.

Com essas cinco, você responde as perguntas que importam: quanto do seu dinheiro vai para peça, quanto a estrutura consome por mês, e quanto sobra depois de tudo. Detalhamento maior que isso só faz sentido quando a operação cresce muito.

Como saber o que vence esta semana?

Ordenando por data de vencimento e olhando os próximos sete dias. É a única visão que evita surpresa.

Três hábitos que sustentam:

Lance no dia em que a conta nasce, não quando vence. Nota do fornecedor chegou, lançou.

Confira toda segunda de manhã. Quinze minutos vendo o que vence até sexta.

Marque o pago na hora. Situação desatualizada faz você pagar duas vezes ou achar que já pagou.

Se preferir automatizar o alerta, uma fórmula simples de diferença entre a data de vencimento e hoje já resolve — é o mesmo mecanismo usado na planilha de orçamento, que marca em vermelho o que passou do prazo.

Por que a planilha financeira deixa de servir?

Porque ela depende de você digitar o que já foi registrado em outro lugar.

O valor do serviço já está na ordem de serviço. A peça já saiu do estoque. Mesmo assim, alguém precisa abrir a planilha e lançar tudo de novo, normalmente à noite, cansado. É a tarefa que primeiro fica para depois — e depois vira estimativa.

Três limites concretos:

Não sabe o custo da peça no serviço. Você lança o valor recebido, mas a margem real exige cruzar com o estoque.

Não separa garantia. Serviço refeito consome peça sem receita, e some da planilha.

Não avisa. O vencimento só aparece quando você abre o arquivo.

Num financeiro integrado à ordem de serviço, o lançamento é consequência do fechamento da OS — inclusive parcelado, nas datas certas, com o custo da peça já descontado.